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吉林大学公文处理办法
 
   

吉林大学公文处理办法


                               第一章  总  则
    第一条  为了做好学校党政公文处理工作,加强管理,使之规范化、制度化,根据中共中央《中国共产党机关公文处理条例》、国务院《国家行政机关公文处理办法》及国家质量技术监督局《国家行政机关公文格式》(国家标准),结合我校实际情况,制定本办法。
    第二条  学校公文是传达贯彻党和国家的方针政策、部署学校工作、发布规章、请示和答复问题、指导和协调工作、报告情况、交流经验的重要工具。全校各单位必须认真做好公文处理工作,发挥其应有的重要作用。
    第三条  公文处理工作按统一领导、分级管理的原则进行。各单位应有一位主要领导同志负责公文处理工作。党委办公室、校长办公室(以下简称“两办”)负责全校党政公文的管理工作,以不断提高公文处理工作的效率和质量。
    第四条  公文处理工作必须认真负责,做到准确、及时、安全。各单位须配备文秘人员负责公文处理工作。
    第五条  公文处理工作必须严格执行有关保密规定,确保国家秘密。
                              第二章  公文主要种类
    第六条 学校公文的主要种类有:
    一、决定
    用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤消下级单位、部门不适当的决定事项。
    二、决议
    用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。
    三、意见
    用于对重要问题提出见解和处理办法。
    四、通告
    用于公布应当遵守或周知的事项。
    五、通知
    用于发布规章制度,转发上级机关公文,批转下级单位、部门的公文,要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项,任免人员。
    六、通报
    用于表彰先进,批评错误,传达重要情况。
    七、报告
    用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。
    八、请示
    用于向上级机关请求指示、批准。   
    九、批复
    用于答复请示事项。
    十、函
    用于相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。
    十一、规定
    用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
    十二、会议纪要
    用于记载、传达会议情况和议定事项。
                               第三章  公文格式
    第七条  正式公文(或称文件)包括三个部分:文头部分、行文部分、文尾部分。每个部分又包括若干项内容。
    一、文头部分一般由份号、文件名称(或发文机关名称)、发文字号、签发人、界栏线等组成,有些文件还在文头中标注秘密等级和紧急程度。
    1.  份号,是指一份文件在总印数中的顺序号,标在文头的左上角。一般情况下,可以不使用份号。
    2.  文件名称,由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成,位于文头的正中央,一般为套红印刷大字。此处也可以不加“文件”二字,只印发文机关名称。以学校党委名义对内、对外发文使用“中共吉林大学委员会文件”文头纸;以学校名义对内发文使用“吉林大学文件”文头纸,对外发文使用“吉林大学”文头纸。
    3.  发文字号,由发文机关代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。发文年度一律用公元纪年全称,括于六角括号“〔〕”内,置发文机关代字之后,发文顺序号之前。发文序号不编虚号(即1不编001号),不加“第”字。发文字号标注位置一般应在文件名称正下方,如标注签发人,发文字号可居左与签发人位置对应。无文件版头时,发文字号应放在标题下右侧。
    几个单位联合发文,只标明主办单位发文字号。校部机关各部门简称和对内对外发文字号按有关规定执行。
    4.  界栏线,指文头与正文之间的分隔线,党的文件红线中间断开置一五角星,行政文件用一条红线。
    5.  标注签发人。学校上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。
    6.  秘密公文应标明秘密等级,秘密等级分绝密、机密、秘密三种,标注在文件首页左上角。“绝密”、“机密”公文应当标明份号。
    7.  紧急公文应标明紧急程度。紧急程度是对文件处理的时限要求,分特急、急两种,标注位置在文件首页右上角。
    二、行文部分,是指公文的内容与结构。这一部分包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章等。
    1.  标题。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应标明发文机关。公文标题除发布规章性文件等特殊需要可加书名号外,一般不用标点符号。
    转发文件,如被转发文件标题文字过长,可以适当地压缩文字、概括内容,但不能以被转发文件的发文字号代替文件标题。
    2.  主送机关。指承办或处理公文的单位。主送机关应使用全称或规范化简称。主送机关应写在标题之下,正文之上,居左顶格。
    3.  正文。正文是公文的主体,用来表述公文的具体内容。正文位于标题或主送机关下方。
    4.  附件。指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件,一般应与主件装订在一起,并在正文之后、印章位置之前注明附件名称和顺序号,附件首页左上角注明附件的顺序号。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。
    5.  发文机关。应写单位全称或规范化简称,几个单位联合发文,应将主办单位排列在前。
    6.  成文日期。一个单位发出的,以领导签发日期为准;联合行文的,以最后一个单位签署的日期为准;会议通过的文件,以通过日期为准。发文时间一般标注在发文机关的右下方。会议通过的文件,应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。
    7.  如遇公文正文恰好满页,发文机关和发文时间须另起一页,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一页,不得采取注识“(此页无正文)”的方法解决。
    8.  印章。除会议纪要外,公文一律加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。印章盖在发文机关名称的位置,应注意上不压正文,下压成文日期。
    9.  附注。公文如有附注,应居左空二字加圆括号标识在成文日期下一行。其中,“请示”必须在附注处注明联系人的姓名和电话。
    三、文尾部分包括主题词、抄送机关、印制版记等。
    1.  主题词。主题词由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成,标注在抄送范围上方。主题词不能随意标注,校内发文一般不标注主题词,上报公文的主题词应按上级机关要求和《公文主题词表》标注。
    2.  抄送机关。公文的抄送机关指除主送机关以外的需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关应使用机关的全称或规范化简称,标注位置在主题词之下抄送栏内。
    3.  印制版记。印制版记包括文件制发单位名称、制发日期和印刷份数。置于文件末页的最下端。
    第八条  公文的用纸、印装遵行下列格式。
    一、公文的文字应横排,并从左至右书写。
    二、一般情况下,公文使用的字体应统一。标题一般用小二号小标宋字体,正文一般用小三号仿宋字体,标题与正文之间要拉开一定距离。
    三、公文用纸一般使用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)纸张。一般每页排22行,每行排28个字,左侧装订。
    第九条  校部机关各部门发文格式,采用国家标准的信函式格式。即文件头用发文机关名,置于距上页边30毫米处,一般用小标宋字体;发文机关全称下4毫米处为一条武文线(上粗下细),距下页边20毫米处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170毫米。发文机关名称及双线均印红色。
                             第四章  行文规则
    第十条  学校各单位的行文关系,应根据各自隶属关系和职权范围确定。
    学校可以对内对外行文。除“两办”外,校部机关各部门一般不准对外正式行文。校部机关各单位对外行文,只限业务对口单位的工作联系及开具相关证明等;对内,按职权范围,可直接向校内各单位行文,也可互相行文,但文件头不许冠以“文件”字样,且只限于发通知、报告、请示、函等文种。
    第十一条 校部机关以外的校内其他单位一般不直接对校外行文,应按业务范围,由校部机关相关部门按有关规定履行对外行文手续。
    第十二条  校部机关各部门可以联合行文。校部机关各部门之间对有关问题未协商一致,一律不得各自行文。
    第十三条  不得越级请示。因特殊情况,必须越级行文时,应抄送越过的机关。
    第十四条  请示的公文,一般应一文一事,不能一文数事,更不能直接把请示的问题夹杂在报告、纪要、简报中。除校领导直接交办的事项外,请示、报告等应直接报送有关部门,而不要送校领导个人,更不应同时送几位校领导。请示未获批复前,不能抄送其他部门。
                              第五章  发文办理
    第十五条  发文办理包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。
    第十六条  草拟公文应注意下列事项:
    一、要符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针、政策及其他有关规定。如提出新的规定,应切实可行并加以说明。
    二、情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
    三、人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期要写具体的年、月、日。
    四、公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。
    五、章节序数的写法要分明。一般排列顺序为:第一层为“一、”,第二层为“㈠”,第三层为“1.”,第四层为“⑴”。
    六、应使用国家法定计量单位。
    七、文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
    八、规章制度等规范性文件的写法,应严格遵守《吉林大学规范性文件制定技术指引》。
    第十七条  校部机关各部门对内对外行文均应经主管校领导审核签发,方可打印上报或下发。学校规范性文件,须由校长发布。
    第十八条  主管校领导、单位领导审批公文应认真负责,文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。
    第十九条  各单位起草的公文,内容涉及其他单位的,主办单位应主动与有关单位协商,并会签。意见不一致时,主办单位要如实向主管校领导反映各方意见。
    第二十条  规范性文件,上会前须学校政策法规部门审核,通过后发布时须由政策法规部门会签。
    第二十一条  各单位在将公文送主管校领导签发之前,单位负责人要认真做好审核工作,审核的重点是:是否需要行文,公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定,并认真填写发文纸。在公文印制之前,各单位文秘人员要负责认真校对。
    第二十二条  “两办”对以学校党委和学校名义对内行文和对外行文负责程序审核和复核。校部机关各部门以学校党委和学校名义对内发文或对外行文,在送校领导签发前,应到“两办”(党务系统到党办,行政系统到校办)统一编号并接受审核,经文秘人员审核签字后方可送校领导签发。公文印制之前,还应到“两办”接受复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。由“两办”负责人复核签字后方可印制、用印、发送。对于不按照公文处理的有关规定办理的文稿,退回拟稿单位补办。
                            第六章  收文办理
    第二十三条  收文办理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
    第二十四条  收文要逐件查对、签收。除领导亲收外,所有公文均由文秘人员拆封,其他人员不得拆看。收到各单位上报学校的需要办理的公文,办公室文秘人员应进行审核。审核的重点是:是否符合行文规则,内容是否符合学校有关规定,涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签,文种的使用、公文格式是否规范。经审核,对符合本办法规定的公文,及时送办公室负责人提出拟办意见,送校领导批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合要求的公文,经办公室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。
    第二十五条  收到上级机关下发或交办的公文,文秘人员要送办公室负责人提出拟办意见,然后送校领导批示后办理。
    第二十六条  文秘人员应按办公室负责人签注的意见,及时、准确地进行分发,一般都应在当天分发完毕。紧急公文,文秘人员应提出办理时限,做到随到随处理。领导亲收的文件,要及时送给领导本人,不拖不误。对已确定分发范围的一般文件、资料、简报等,文秘人员可直接分发。
    第二十七条  校领导和各部门的领导参加上级机关会议带回的文件、上级机关直接邮寄给各单位的涉及全校性的重要文件,要及时送交“两办”登记后,按收文程序办理。
    第二十八条  凡需领导传阅的文件,应附上传阅卡。如需二位以上领导传阅的文件,办公室主任签注传阅意见后,由文秘人员组织传阅。文件传阅时,严禁个人、部门横传及扩大阅读范围。领导同志应抓紧时间阅读文件和签批处理意见,阅后退还文秘人员,不要拖拉、积压,以免贻误工作。
    第二十九条  领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示,要及时转给承办单位或承办人员。对涉及两个以上单位的事项,应由主管单位会同有关单位协商处理和答复。
    第三十条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理,确有困难的,应当及时向发文单位或办公室说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应及时退回办公室并说明理由。
    第三十一条  已送领导人批示或交有关业务单位办理的公文,文秘人员要负责检查催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,防止漏办和延误。
                             第七章  公文归档
    第三十二条  公文办完后,应根据公文立卷、归档的有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。学校法规性文件发布后,主办单位应向学校政策法规部门备案。
    第三十三条  公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理,保证齐全、完整、正确反映本单位的主要工作情况,便于保管、查找和利用。
    第三十四条  立好的案卷,应按照有关规定定期向档案馆移交。个人不得保存应存档的公文。
    第三十五条   联合办理的公文,原件由主办机关整理、归档,其他机关保存复制件或其他形式的副本。
    第三十六条   拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
                               第八章  公文管理
    第三十七条   各单位应指定专人负责公文的统一收发、审核、用印、归档和销毁。
    第三十八条  传递秘密公文时必须采取相应的保密措施,确保文件安全。
    第三十九条  翻印上级文件,须经校领导或单位领导批准,绝密级和注明不准翻印的文件,不得翻印。翻印(复印)的文件,应按正式文件管理,不准随处携带和遗失。
    第四十条  不具备存档价值和存查必要的公文,经过鉴别和主管领导批准,可定期销毁。销毁秘密公文,要到指定场所并进行登记,有二人以上监督,保证不丢失、不漏销。
    第四十一条  机关合并时,全部公文应当随即合并管理。机关撤消时,需要归档的公文整理后按有关规定移交档案馆。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定做好移交工作。
                          第九章   附  则
    第四十一条  公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
    第四十二条  本办法自发布之日起施行,原公文处理办法同时废止。

         
 
     
 
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